INVERSIONES HERNÁNDEZ PACHÓN S.A.S -CENCAC

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC es una Institución de formación para el trabajo y desarrollo humano aprobados por la Secretaria de Educación Municipal bajo Licencia de Funcionamiento para la sede Versalles N° 4143.2.21.5411 y para la sede Lido N° 4143.10.21.0082, con modalidad presencial y virtual; la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales sus clientes y proveedores y en general, de todos sus agentes de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal. Con este objetivo se creó la presente política para el tratamiento de datos personales que se denominara “Política de Tratamiento” la cual regulará la información y datos que sean recogidos, almacenados y/o administrados por la institución.

TÍTULO I

DEFINICIONES

A continuación se presentan conceptos expuestos en la Ley 1581 de 2012 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. En caso en que la ley sea modificada, reemplazada en estos aspectos, su significado será aquel que se indique en las normas legales vigentes:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Área encargada de Protección de Datos Personales/Oficial de Privacidad: Responsable al interior de la Compañía, encargado de vigilar, controlar y promover la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

 

 

 

TÍTULO II

MARCO LEGAL APLICABLE AL TRATAMIENTO

La Política de Tratamiento establecida por INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC se aplicarán los referentes normativos y procedimientos para el tratamiento de datos personales.

Constitución Política de Colombia.

Ley 1581 de 2012.

Decreto Único 1074 de 2015.

Decretos Reglamentarios.

Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Jurisprudencia aplicable.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Manual de procedimientos para el tratamiento de datos personales.

Lineamientos para la supervisión del tratamiento de datos personales.

Lineamientos para el relacionamiento con terceros.

Otras normas jurídicas que se creen en el futuro y que sean aplicables.

TÍTULO III

PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO

El procesamiento de datos personales que se efectúe con ocasión de la presente Política de Tratamiento, deberá regirse estrictamente bajo los siguientes principios:

Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.

Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, temporal e informada al titular.

Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.

Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso, informado y auto determinado por el titular o por mandato legal o judicial.

Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley. Toda persona que intervenga en el procesamiento de la información deberá garantizar su carácter reservado.

TÍTULO IV

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de los datos recolectados INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC declara que los mismos serán procesados con las siguientes finalidades:

 

A. Gestión Administrativa y Contable.

Gestionar los datos recolectados para administrar estados de cuenta a cada uno de los clientes.

Reportar anualmente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dando cumplimiento a las obligaciones legales de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC

Registro y soporte de la información financiera y contable en el software de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC, con el fin de realizar seguimiento a las transacciones realizadas. Para la gestión financiera y académica se cuenta con Q10 Académico y para la información correspondiente a pagos en línea se realiza y se garantiza a través de la pasarela de pagos OPEN PAY.

 

Gestionar los procesos de facturación y gestionar el proceso de cobro asociado con el vencimiento de los plazos de pago otorgados en la facturación de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC, con el fin de soportar los pagos dentro de la contabilidad interna y, servir como soporte para las auditorías externas e internas.

 

 

 

B. Gestión comercial.

Gestionar la vinculación de clientes para facilitar el manejo interno de los procesos contables, administrativos y financieros de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC.

Publicidad de las promociones comerciales.

Publicidad y prospección comercial a través del envío de mensajes de texto y formularios en línea a los clientes de información de promociones y seguimiento del plan de estudios.

 

C. Recursos Humanos y Salud Ocupacional.

Gestionar el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, con el fin de mitigar riesgos, así́ como la adecuada atención de incidentes o eventos en el desarrollo de las diferentes actividades laborales.

Promover el desarrollo de actividades de bienestar, planes de acción, dotación y desarrollo integral de la comunidad educativa y colaboradores.

 

D. Tecnología y seguridad.

 

Promover los controles de los sistemas informáticos y tecnológicos de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC con el fin de llevar la administración de claves, usuarios, licencias informáticas y soporte tecnológico.

 

Garantizar la seguridad de la información personal, financiera y educativa de nuestros estudiantes, proveedores; y a su vez contar con la información amplia y suficiente que nos permita brindarles el mejor servicio.

Realizar el desarrollo computacional de la herramienta de visualización, así como su actualización constante. Gestión de controles de seguridad para el ingreso y salida de las instalaciones de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC por trabajadores y visitantes.

TÍTULO V

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que estén siendo objeto del tratamiento por parte de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC o los encargados del tratamiento.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Conocer nuestra Política el tratamiento de Datos Personales, y los cambios sustanciales que se lleguen a producir en esta.

Otros que le otorgue las normas jurídicas vigentes.

TÍTULO VI

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS

Con ocasión de las actividades desarrolladas por INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC, su oficina principal y/o sucursales podrá servirse de transferir y/o transmitir información para que sea tratada por terceros responsables dentro y fuera del territorio nacional. Esta transferencia de datos personales deberá llevarse a cabo con estricta sujeción a lo dispuesto por la presente Política de Tratamiento y a los estándares de seguridad implementados por la Compañía. INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC está autorizado en realizar transmisión y transferencia internacional de datos entre su oficina principal y/o sucursales.

TÍTULO VII

SEGURIDAD DE LOS DATOS

La página web de INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC cuenta con todo el licenciamiento requerido, en todos los aspectos de desarrollo de software, infraestructura y herramientas de terceros. Contando con los niveles de licenciamiento requeridos y que se adapten a las necesidades en cada situación y con soporte sobre los mismos por parte de fabricantes y expertos.

Aplica además a nivel de acceso a datos de nuestros clientes y proveedores. Dado que estos accesos están protegidos por conceptos de auditoria y solo se otorgan a través de herramientas de acceso controlado como VPNs o herramientas propietarias que controlan y auditan el acceso.

De igual manera el acceso a información por parte de nuestros colaboradores está protegido por filtros y niveles de seguridad que garantizan la restricción de la misma con base en roles y responsabilidades. Y se lleva registro minucioso de cualquier consulta o modificación de la misma con datos de auditoría respondiendo al quien, cuando y que se realizó.

TÍTULO VIII

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC sociedad legalmente constituida en Colombia identificada con Nit. 800221521-6 realizará el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento esto es INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC en los términos y finalidades descritas en la presente Política.

TÍTULO IX

AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC para el el tratamiento de información personal solicitará la autorización previa e informada a los titulares de la información, esta podrá ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas como aquella otorgada a través de medios digitales como páginas web, redes sociales o WhatsApp. INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC conservará prueba de las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos.

TÍTULO X

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC dispondrá de los siguientes procedimientos para la atención de preguntas, quejas consultas, reclamos y sugerencias presentadas por los Titulares de la Información, conforme a lo establecido en la Ley 1521 de 2012:

 

Consultas

El titular de la información, o cualquiera otra persona con interés legítimo, realizará las consultas a través de comunicación escrita o por medio de correo electrónico, en el que:

Determine su identidad, incluyendo su nombre y número de identificación.

Se especifique de manera clara y expresa el motivo de la consulta.

Se acredite el interés legítimo con el que actúa, adjuntando en todo caso los debidos soportes.

Se indique la dirección física o electrónica de correspondencia a la que se pueda remitir la respuesta de la solicitud.

De conformidad con el artículo catorce 14) e la Ley 1581 de 2012, se establece que: “La consulta será atendida en un término máximo de diez 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se resolverá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término”.

 

Reclamos

 

El titular, o cualquiera otra persona con un interés legítimo que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o revocación de la autorización otorgada para el tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán, por medio físico o electrónico, presentar oportuna reclamación al área responsable. De conformidad con el artículo quince 15 de la Ley 1581 de 2012, dicha reclamación será procedente una vez se verifique el cumplimiento de los requisitos que a continuación se presentan:

El reclamo deberá: i) incluir la identidad de quien reclama, aduciendo su nombre y número de identificación; ii) especificar de manera clara y expresa el motivo de la consulta; iii) acreditar el interés legítimo con el que actúa el reclamante, adjuntando en todo caso los debidos soportes y, iv) indicar la dirección física o electrónica de correspondencia a la que deba remitirse la respuesta de la solicitud. De encontrarse que el reclamo se encuentra incompleto, “se requerirá al interesado dentro de los cinco 5 días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo”.

En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.

“Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos 2 días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido”.

“El término máximo para atender el reclamo será de quince 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término”.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos con INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC.

TÍTULO XI

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC dispone de un área responsable de atender y resolver las consultas y reclamos de titulares de datos personales o personas legitimadas para ello. Los titulares podrán presentar sus consultas y reclamos en los siguientes canales:

Correo electrónico: cencac01@hotmail.com

Dirección física: Calle 23 Norte 3N-79 (Cali- Colombia)

Calle 1ª 42-100 (Cali – Colombia)

Teléfono: +57 2 6605220 +57 2 6674183

TÍTULO XII

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet o en el mecanismo habilitado por INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC con 15 días hábiles de antelación a su implementación y durante la vigencia de la política. En caso de no estar de acuerdo con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente. Sin embargo, no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con INVERSIONES HERNANDEZ PACHON S.A.S – CENTRO DE CAPACITACION CENCAC.